一、WebHR系統中，任免令(函)、獎懲令(函)、教師敘薪通知書、退撫核定函等報表皆已提供標準格式可與公文系統傳輸交換，各機關學校可透過下列功能產生交換格式檔：
1.任免遷調 > 任免核薪 > 任免令(函)等報表列印 > 產生交換格式檔
2.獎懲作業 > 一般獎懲 > 建議函獎懲令列印 > 轉DI檔
3.中等以下學校 > 教師敘薪作業 > 敘薪案件 > 教師敘薪請示單(敘薪通知書)列印 > 敘薪通知書轉公文交換格式
4.退休撫卹 > 退休撫慰作業 > 退休人員資料維護 > 核定函>編修核定函資料後按儲存,出現[產生交換格式檔]
二、上述交換格式中，目前僅獎懲建議函及獎懲令轉DI檔是行政院研考會核定的標準電子交換檔，其他公文交換格式檔為WebHR自訂的公文交換格式，不可直接進行對外公文電子交換。
三、上述由WebHR系統所產生的公文交換檔，皆為XML格式檔案，可提供各機關的公文系統的標準格式轉入功能轉入公文系統，惟因各家公文系統不相同，若使用者機關內的公文系統無法匯入或無此匯入功能，應請各機關的公文系統維護廠商依據附件檔格式進行檢測修正或增加匯入功能。